Sistema de información contable: ¿qué es y cuáles son sus características?

La contabilidad es una disciplina con muchos procedimientos y extensos protocolos que, a lo largo de la historia, se han realizado de forma manual. Gracias a las innovaciones tecnológicas, hoy en día los contadores tienen acceso a diferentes herramientas que agilizan y optimizan sus actividades, así como también facilitan la elaboración acertada de estados financieros. Una de esas herramientas es lo que se conoce como sistema de información contable, un tipo de sistema que ayuda a comprender la situación financiera de una empresa de forma rápida y eficaz. 

¿Qué es un sistema de información contable?

Es una herramienta en la nube que recopila, almacena y procesa los datos financieros y contables de una empresa. El objetivo de un sistema de información contable es que los directivos o las partes interesadas comprendan el estado económico de la empresa y de esta manera, puedan tomar decisiones informadas y acertadas que permitan potenciar el negocio. 

Otros objetivos de un sistema contable son:

• Agilizar procesos y automatizar la contabilidad de la empresa.

• Agrupar la información financiera y contable y presentarla en forma de reportes.

• Analizar los datos contables.

• Generar análisis económicos y financieros de la empresa.

• Realizar presupuestos con base en información tanto histórica como actual. 

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¿Cuáles son las funciones de un sistema de información contable?

Existen diferentes sistemas contables, cada uno con funciones específicas que permiten potenciar una empresa. Entre las principales funciones de un sistema de información contable destacan las siguientes: 

• Almacenamiento de datos para poder consultarlos en el momento que se necesiten. 

• Salida de datos en forma de informes. 

• Integrar la información de diferentes áreas de la empresa.

• Elaboración de facturas electrónicas. 

• Ofrecer herramientas que faciliten la tarea de contabilidad.

• Elaborar y enviar presupuestos a clientes.

• Administrar de forma automatizada los sueldos de los empleados. 

• Permite llevar un registro de inventario de mercancías.

Características de un sistema de información contable

Todo sistema contable debe poseer seis características principales. Enseguida te las explicamos.

1. Practicidad: un sistema de información contable es fácil de usar, además permite cargar, acceder y trabajar con los datos rápidamente. 

2. Flexibilidad: estos sistemas tienen la capacidad de adaptarse a las necesidades de cada empresa para poder gestionar eficazmente las operaciones.

3. Gestión de informes: un sistema contable genera diversos informes de manera automática, en función de los datos y la información que se haya ingresado.

4. Integración: es posible integrar diferentes funciones, así como otros sistemas y plataformas para realizar y actualizar movimientos desde un solo lugar. 

5. Portabilidad: la mayoría de los sistemas de contabilidad se encuentran en la nube, lo que permite acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. 

6. Seguridad: por último, un sistema de información contable es seguro porque es necesario contar con un nombre de usuario y contraseñas para acceder a la información.

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¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema de información contable?

Cuando una empresa integra un sistema de información contable a sus herramientas, accede a una amplia diversidad de ventajas, entre ellas el ahorro de tiempo y dinero, la optimización en la gestión del negocio, la simplificación de los procesos administrativos, una mayor y mejor organización, entre otras. Además, las empresas pueden sacar provecho al mismo tiempo que colaboran a causas ecológicas, ya que se reduce considerablemente su consumo de papel, en gastos de impresión y en el impacto que tienen las actividades en el medio ambiente.

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Un sistema de información contable, al contener los datos financieros de las organizaciones, es una herramienta útil principalmente para los expertos en contabilidad y finanzas, aunque, la información que muestra también es importante para los directivos y para aquellos en cargos ejecutivos. Si es de tu interés formarte profesionalmente en el sector financiero y ayudar a las empresas de América Latina a gestionar sus sistemas de información contable, así como en la toma de decisiones estratégicas y financieras, te invitamos a consultar los programas que AVENU Learning pone a tu disposición a través de Southern New Hampshire University (SNHU):

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